Abteilungen
Was passiert im Sekretariat? Welche Arbeiten sind in der Kursadministration zu tätigen und welche Aufgaben warten im Verkauf auf mich? Entdecken Sie die verschiedenen Abteilungen der ALLPOWER.
Einkauf
Um einen reibungslosen Geschäftsablauf zu gewährleisten, werden sowohl im In- als auch im Ausland Bestellungen bei verschiedenen Praxisfirmen getätigt. Die Lieferanten werden im System erfasst, verwaltet und bei Bedarf aktualisiert. Wie der Kundenkontakt erfordert auch der Lieferantenkontakt eine regelmässige und sorgfältige Pflege. Der Lagerbestand wird kontinuierlich auf dem neuesten Stand gehalten.
Zu den Aufgaben des Einkaufs gehören zudem die Überwachung und Kontrolle von Lieferterminen, Bestellmengen, Auftragsbestätigungen sowie der Lieferantenrechnungen.
Tätigkeiten im Bereich Einkauf:
- Erfassung, Verwaltung und Aktualisierung von Lieferantendaten
- Pflege und Aufbau von Lieferantenbeziehungen
- Artikelverwaltung: Erfassung, Pflege und Aktualisierung (Lagerverwaltung)
- Einholen und Bearbeiten von Offerten
- Erfassung und Verwaltung von Bestellungen
- Koordination und Überwachung von Lieferterminen, Bestellmengen und Auftragsbestätigungen
- Kontrolle von Rechnungen
- Buchung von Wareneingängen / Lagerbuchhaltung
- Bearbeitung von Reklamationen gegenüber Lieferanten
- Erstellung und Pflege von Statistiken
- Sortimentsbestellung auslösen
Die Abteilung Einkauf verfügt über 17 Arbeitsplätze.
Verkauf
Buchhaltung / Personaladministration
Buchhaltung
In der Buchhaltung werden Buchungen, Abschreibungen, Rückstellungen und die täglich anfallenden Geschäftsfälle verbucht. Das Team verwaltet Kontoauszüge, Rabatte und Skonti. Nach Fälligkeit werden die Rechnungen kontrolliert und mittels E-Banking bezahlt. Zu den weiteren Aufgaben gehören die Quartals- und Jahresabschlüsse sowie die Mehrwertsteuer-Abrechnung.
Tätigkeiten:
- Monats- und Jahresabschlüsse durchführen
- Transitorische Buchungen
- Abschreibungen verbuchen
- Mehrwertsteuer-Abrechnungen erstellen
- Statistiken und Auswertungen erarbeiten
- Budget erstellen / Budgetkontrolle durchführen
- Mahnwesen führen
- Fälligkeit der Rechnungen kontrollieren
- Kontrolle der Ablage im dazugehörigen System
- Rechnungen über E-Banking bezahlen
- Kreditoren-/ Debitorenbuchhaltung führen
- Rabatte und Skonti bearbeiten
- Täglich anfallende Geschäftsfälle verbuchen
- Kontoauszüge bearbeiten und verwalten
- Bankkonti überwachen CHF + €
Die Abteilung Buchhaltung verfügt über 12 Arbeitsplätze.
Personaladministration
Sie betreuen die Abwicklung von ein- und austretenden Mitarbeitenden, stellen Arbeitsverträge aus, kümmern sich um die An- und Abmeldung von Mitarbeitenden bei Behörden und erstellen Lohnabrechnungen. Ein vielfältiges und spannendes Aufgabengebiet!
Tätigkeiten:
- Eintritte von Mitarbeitenden vorbereiten
- An– und Abmeldungen bei den Sozialversicherungen BVG, FAK, – Meldung
- Arbeitsverträge erstellen
- Sozialversicherungen quartalsweise abrechnen
- Personalstatistiken im Rahmen der Arbeitszeitkontrolle erstellen
- Mutationen von Personaldaten (Buspro) und Meldung an Sozialversicherung
- Austrittsunterlagen vorbereiten
- Kenntnisse in Arbeits- und Sozialversicherungsrecht vertiefen
- Erfassen von Ein- und Austritt Lohnbuchhaltung
- Bewerbungen bearbeiten
- Stellenbeschrieb erstellen
Die Abteilung Personaladministration verfügt über 2 Arbeitsplätze.
Marketing
Sekretariat/Empfang/Kursadministration
Sekretariat/Empfang
Im Empfangssekretariat – der Visitenkarte jedes Unternehmens – laufen die Fäden der Praxisfirma zusammen; es ist die erste Anlaufstelle für die Anliegen von Mitarbeitenden und Kunden:innen.
Neben dem Empfang der Besucher und der Bedienung der Telefonzentrale ist das Team unter anderem auch für die allgemeine Korrespondenz, die Präsenzkontrolle sowie für das Führen der Kassen inkl. deren Buchhaltung verantwortlich.
Tätigkeiten:
- Empfang inkl. Telefonzentrale
- Telefonverzeichnis führen
- Nachrichten aufnehmen und weiterleiten
- Terminverwaltung (Outlook Kalender) Kursadministration
- Raumreservationen/Raumverwaltung
- Posteingang/Postausgang organisieren
- Nebenkassen führen Kursadministration
- Briefe und Einladungen verfassen Kursadministration
- Elektronisches Zeiterfassungssystem betreuen SimPlus
- Präsenzkontrolle SimPlus
- Büromaterial Verwaltung
Kursadministration
Organisation, Bereitstellung und Pflege der Kursräumlichkeiten sind die wichtigsten Tätigkeiten im Team der Kursadministration. Sie kümmern sich um den Versand von Kursleinladungen, bereiten das notwendige Material für Schulungen und Kurse vor und sorgen für einen reibungslosen Ablauf von A-Z. Sie haben Ideen für spannende Kurse? Darauf freuen wir uns!
Tätigkeiten:
- Kursausschreibungen führen
- Kurseinladungen verschicken
- Kursunterlagen und Material vorbereiten
- Kursräume reservieren
- Kurskalender im Outlook führen
- Kursbeurteilungen erfassen und auswerten
- Kursräume pflegen
- Präsentation Kursangebot
- Ideen für neue Kurse verwalten
Die Abteilung Sekretariat/Empfang verfügt über 2 Arbeitsplätze.
IT
Die Schwerpunkte der Informatikabteilung sind die Betreuung der IT-Infrastruktur sowie der User-Support. Das Team ist für das gesamte Netzwerk, Serverfarm und Backups verantwortlich. Der First Level Support der Clients in den Bereichen Windows, Office, E-Mail kann so sichergestellt werden. In enger Zusammenarbeit mit der Geschäftsleitung werden Informatikabläufe weiterentwickelt und optimiert.
Tätigkeiten:
- Betreuung der IT-Infrastruktur
- Netzwerk, Server, Firewall und Backup unterhalten
- First Level Support der Clients in den Bereichen Windows, Office, E-Mail und Buspro (auch Schulungen)
- Informatikabläufe weiterentwickeln und optimieren
- Verwaltung und Betreuung der Website ALLPOWER und der Intranetseite des Unternehmens
- Einrichten von PC-Arbeitsplätzen (Kabelmanagement, PC-Installationen)
Die Abteilung IT verfügt über 2 Arbeitsplätze.
