Sekretariat

Das stets freundliche Sekretariatsteam ist die erste Anlaufstelle bei ALLPOWER. Neben dem
Empfang der Besucher und der Bedienung der Telefonzentrale ist das Team unter anderem 
auch für die allgemeine Korrespondenz, die Abwesenheitskontrolle sowie für das Führen von
Nebenkassen und deren Kassenbüchern verantwortlich.

Folgende Aufgaben fallen in dieser Abteilung an

  • Empfang
  • Telefonzentrale bedienen
  • Telefonverzeichnis führen
  • Nachrichten aufnehmen und weiterleiten
  • Terminverwaltung (Outlook Kalender)
  • Raumreservation
  • Posteingang verteilen
  • Postausgang
  • Nebenkassen führen
  • Korrespondenz und Protokollführung
  • Adressverwaltung führen und pflegen
  • Briefe und Einladungen verfassen
  • Elektronisches Zeiterfassungssystem betreuen
  • Mutationen und Korrekturen
  • Absenzen kontrollieren

Die Abteilung Sekretariat / Empfang verfügt über 2 Arbeitsplätze.

 

Personal Administration

Für neu eintretende und austretende Mitarbeitende braucht es einiges an Vorbereitung. Diese
Vorbereitung ist notwendig für die Lohnbuchhaltung, für die internen Bestellungen und für die
An– und Abmeldung bei den sozialen Einrichtungen. Weitere Aufgaben in der Personaladministration 
sind unter anderem das Erstellen von Arbeitsverträgen sowie der Lohnberechnung.

Folgende Aufgaben fallen in dieser Abteilung an

  • Ein– und Austritte erfassen
  • Eintritte von Mitarbeitenden vorbereiten
  • An– und Abmeldungen bei den sozialen Einrichtungen
  • Arbeitsverträge erstellen
  • Sozialversicherungen abrechnen
  • Personalstatistiken im Rahmen der Arbeitszeitkontrolle erstellen
  • Mutationen von Personaldaten (Buspro)
  • Austrittsunterlagen vorbereiten
  • Kinderzulagen
  • Absenzenmanagement betreuen
  • Gewandtheit im Arbeits- & Sozialversicherungsrecht
  • Wissen in arbeitsgesetzlichen Fragen
  • Entlassungspapiere erstellen
  • Lohnbuchhaltung

Die Abteilung Personaladministration verfügt über 2 Arbeitsplätze.

 

Kurs Administration

Die Reservierung und Pflege der Kursräumlichkeiten gehört in den Aufgabenbereich der
Kursadministration. Dort werden die Kurseinladungen verschickt und das Kursmaterial
vorbereitet. Auch die Präsentation des Kursangebotes übernimmt das Team. Neue Kursideen
sind den Kursadministrationsmitarbeitenden immer herzlich willkommen.

Folgende Aufgaben fallen in dieser Abteilung an

  • Kursausschreibungen führen
  • Kurseinladungen verschicken
  • Kursunterlagen und Material vorbereiten
  • Kursräume reservieren
  • Kurskalender im Outlook führen
  • Kursbeurteilungen erfassen und auswerten
  • Kursräume pflegen
  • Präsentation Kursangebot
  • Ideen für neue Kurse verwalten

Die Abteilung Kursadministration verfügt über zwei 50% Arbeitsplätze.